¡Mejore sus habilidades de gestión del tiempo en 7 sencillos pasos que puede comenzar a hacer hoy!
- Sep 10, 2022
- 9 min read
maneja el tiempo en forma efectiva y eficiente
La gestión del tiempo incorpora elementos de planificación, priorización y habilidades organizativas. Como una habilidad blanda, incorpora su capacidad para ver el panorama general de lo que se necesita hacer y los detalles de cómo llegar allí. La gestión del tiempo también incorpora un valor inmensamente importante para los empleadores: la confianza.
“Cómo gastas tu tiempo es más importante que cómo gastas tu dinero. Los errores de dinero se pueden corregir, pero el tiempo se ha ido para siempre”. - David Norris
Los triunfadores consideran el tiempo como un activo, más valioso que el dinero, y gastan cada minuto sabiamente. Aquí hay algunos consejos para que te mantengas enfocado, organizado y aproveches al máximo tu activo más valioso, ¡el tiempo!
administrando tu tiempo
El secreto es que el tiempo es su recurso más valioso y escaso. No puede recuperarlo, no puede comprarlo, no hay nada que pueda hacer una vez que se haya ido, y el tiempo corre, ¡sin juego de palabras! Las personas exitosas se enfocan en su máxima prioridad, metas a largo plazo e identifican objetivos significativos y específicos a corto plazo que deben lograr primero. Como emprendedor, e incluso como gerente de proyectos, siempre me han molestado las interrupciones constantes y me estaba alegrando el día. Sabía que tenía que haber una manera de resolver esto. Al principio, pensé en planificar todo el día con anticipación, evaluar todos los riesgos posibles y ser lo más predecible posible sería una excelente manera de manejar esas interrupciones. ¿Quién puede considerar una interacción como una “interrupción” si fue bien planeada? Entonces, si pudiera planificar todo, estaría en un lugar más seguro casi sin interrupciones. Bueno, estaba equivocado. Entendí muy rápido que necesitaba hacer tiempo no solo para las interrupciones no planificadas, sino que también necesitaba adquirir una mentalidad diferente, necesitaba concentrarme con láser en aquellas cosas que agregaban más valor ahora, y centrarme y limitar mi trabajo. en progreso para lograr esas cosas de una manera sistemática, una tras otra. La pregunta era, ¿por dónde empiezo? Sabía que no podía agregar más tiempo a mi día y sabía que necesitaba mantener algún tipo de equilibrio entre el trabajo y la vida. Sabía que tenía que organizarme de otra manera.
1. organizarse
Así que mi primera recomendación es tener muy claros tus objetivos a largo plazo. Haga una lista, pero no enumere más de 3 o 5 objetivos generales a largo plazo de las cosas que desea lograr este año. Sus objetivos deben alinearse con los objetivos de planificación estratégica de su empresa. Aquí hay un artículo que ayuda a comprender cómo cobra vida la Planificación Estratégica para ayudar a respaldar la Misión y la Visión de la empresa. (Haga clic aquí para leer más al respecto). Es probable que esa lista no cambie con el tiempo, no debería cambiar mucho, es lo que te impulsará durante el año. Por supuesto, las cosas pueden cambiar y algunas cosas están totalmente fuera de nuestro control, pero idealmente, si ha establecido los objetivos correctos, deberían cambiar mucho o cambiar en absoluto. Una vez que sepa cuáles son sus objetivos a largo plazo, podemos pasar al siguiente paso. Desglosaremos esos objetivos principales en flujos de trabajo más específicos. Crear una lista de objetivos que respaldarán esas metas lo ayudará a identificar lo que debe hacerse en el esquema general de las cosas. Piénselo en términos de "lo que debe ser cierto" para que pueda lograr estos objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es comprar un automóvil nuevo, piense en las cosas que debe hacer (ahorrar una cantidad x de dinero, identificar la marca y el modelo del automóvil que desea comprar, tal vez vender su automóvil actual primero, etc.) ). Esta lista no necesita ser súper larga y compleja. De hecho, es mucho más preferible que sea corto y dulce, directo al grano, para que sepa exactamente lo que debe suceder sin entrar en los detalles, de lo contrario, se perderá en esos detalles incluso antes de comenzar. Piénselo de una manera de cosas que debería hacer a un alto nivel dentro de un mes o dos. Una vez más, mientras sus metas no cambien, esta lista de objetivos para lograr esas metas debería cambiar mucho. Ahora, por último, con esos objetivos en mente, puede comenzar a trabajar en sus tareas semanales o diarias para lograr esos objetivos. Estas listas se crearán diaria o semanalmente, y si haces las cosas bien, no deberías tener las mismas tareas a mano semanal o diariamente. A veces puede parecer tan simple que escribirlo parece una exageración, pero luego podemos olvidar una o dos cosas. A veces lo escribimos, pero no priorizamos las tareas, y algunos de nosotros queremos hacer demasiado de una vez, y no entendemos que solo tenemos una cantidad limitada de tiempo cada día para hacer las cosas.
Aquí es donde la mayoría de la gente tiene problemas. Algunos de nosotros luchamos incluso para identificar cuáles son los próximos pasos y terminamos sin una lista porque parece abrumador. Algunos de ustedes saben que hay que hacerlo y pueden tener dificultades para escribirlo. Sabía que yo también lucharía con esto al principio. Sabía que necesitaba encontrar una manera de priorizar mi trabajo para obtener el mejor valor de él todos los días. Pero, ¿cómo podría hacerlo de una manera que no pareciera desalentador y que pudiera seguir todos los días? ¡Echemos un vistazo a cómo un método simple puede ayudarlo a aprovechar al máximo su día, todos los días!
2. Entrando en detalles
Hablamos de establecer objetivos claros a largo plazo, identificar objetivos que respaldarán esos objetivos en el gran esquema de las cosas y luego dividir esos objetivos en actividades o tareas que agregarán valor y marcarán las cosas que debemos hacer para lograr los objetivos. Algo que me ha funcionado es tener una comprensión clara de lo que debo hacer diariamente que agrega valor y me ayuda a acelerar el logro de esos objetivos. Al comienzo de la semana, puede crear una lista de tareas que se abordarán durante esa misma semana o simplemente puede pasar directamente a crear una lista de tareas diarias. Lo que funcione para ti. Yo personalmente prefiero usar ambos. La razón por la que disfruto haciendo ambas cosas es porque si entiendo todo lo que quiero lograr durante la semana, es mucho más fácil medir mis esfuerzos diarios y dividirlos a lo largo de la semana. Una lista semanal por sí sola puede parecer abrumadora y un poco pesada. Dependiendo de lo que haya en su plato, una lista tan larga puede ser muy difícil de priorizar. De acuerdo, sabrá lo que debe hacer a primera vista, pero luego se vuelve borroso después de eso. Por eso es fundamental tener una lista de tareas diarias, que se relacionen con sus actividades semanales, que se relacionen con sus objetivos mensuales para lograr sus metas anuales. Se trata de alimentar tu cerebro con una mentalidad positiva para abordar tus tareas diarias, sentirte realizado y lograr las metas más importantes que te has propuesto para el año.
3. El arte de priorizar tu trabajo
Como mencionamos, las personas exitosas se enfocan en su máxima prioridad, metas a largo plazo e identifican objetivos significativos y específicos a corto plazo que deben lograr primero y hemos cubierto en detalle cómo organizarse y, con suerte, puede ver el valor de organizarse. en torno a sus objetivos más importantes. Ahora es el momento de ejecutar ese trabajo que hemos identificado, y puede parecer que hay mucho por hacer, y podemos perdernos tratando de averiguar por dónde empezar. Si elabora una lista diaria de tareas, asegúrese de que no haya más de 10 tareas. No solo lo ayudará a mantenerse enfocado, sino que también le permitirá lograrlos sin sentir la carga de llevar los "asuntos pendientes" al día siguiente y sentirse frustrado. La incomodidad de no terminar lo que te has propuesto tiene un gran impacto emocional, y comenzará a hacerte cuestionar si de hecho tus objetivos son alcanzables. De un vistazo, priorizar el trabajo es tan simple como identificar tu tarea más importante y hacerla primero. Todos los días, lavar, enjuagar, repetir. Sin embargo, hay un poco más que podemos hacer para que nuestra vida sea más fácil en el futuro. La mayoría de las personas dice que la procrastinación es la razón por la que eligen primero las tareas más fáciles o creen que se desempeñarán mejor más adelante. En lugar de retrasar esas tareas simples, asegúrese de dejarles espacio justo después de las 3 tareas más importantes del día. Siempre habrá más que hacer, así que tenga mucho cuidado al abordar primero las tareas más fáciles. Enfréntelos inmediatamente después de que haya terminado con las 3 prioridades principales. De esa manera, ha abordado las cosas más importantes, y también aborda las tareas más fáciles, la fruta pendiente, sin retrasar necesariamente esas tareas de gran valor.
4. Aproveche sus ideas innovadoras
Dado que el tiempo es un recurso tan preciado, es difícil encontrar tiempo para ser creativo. Algunas de las mejores ideas son simplemente un pensamiento que surgió espontáneamente en un momento específico, y podemos olvidarlo por completo en unos minutos. Algunas de las personas más exitosas de los tiempos modernos siempre llevan consigo una libreta. Anotar pensamientos perdidos, notas de reuniones y grandes ideas crea impresiones indelebles. La investigación muestra que el cerebro utiliza varias funciones entrelazadas para procesar información escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo preciso más activo que escribir. Transfiere tus notas a tu teléfono o a una computadora para futuras referencias permanentes.
5. Controle las distracciones, también conocido como: su bandeja de entrada, redes sociales y mensajes de texto, son asesinos de la productividad
Los trabajadores de oficina pasan hasta 1/3 de sus días leyendo y respondiendo correos electrónicos. A menos que sea el asistente de alguien, esto podría ser increíblemente ineficaz desde un punto de vista creativo y de solución. A menos que su trabajo sea claramente responder a una bandeja de entrada de soporte, o ayudar a un ejecutivo a administrar su bandeja de entrada, esta es posiblemente la mayor pérdida de tiempo del día en un entorno corporativo. Una cosa que podría hacer es configurar marcos de tiempo y bloquearlos en su calendario para responder correos electrónicos y administrar su bandeja de entrada. La mayoría de las personas que han administrado correctamente su bandeja de entrada configuran una serie de controles durante el día para que la bandeja de entrada del correo electrónico no los administre. La primera verificación es antes de que comiencen su rutina matutina. De hecho, han cambiado su rutina matutina para comenzar con los controles de correo electrónico. La siguiente es al mediodía, para garantizar que cualquier asunto urgente aún se aborde durante el día, si se requiere alguna respuesta con urgencia. Y la tercera es al final del día, para no llevar el lastre o los correos sin responder del día anterior.
Con las redes sociales funciona de manera similar, con esto es más una verdadera autoevaluación y control de nuestro impulso de distraernos. A menos que su fuente de ingresos o influencia provenga de las redes sociales, debe hacer un esfuerzo consciente para mantenerse alejado de las aplicaciones de su teléfono e interactuar con ellas en línea en su computadora. De hecho, es una gran distracción que desvía nuestros pensamientos en una dirección diferente si permitimos que suceda, y recuperar la productividad no es fácil, mucho más cuando la distracción ocurre varias veces al día. En este caso, debe responsabilizarse, y en realidad no es diferente a concentrarse en los mensajes de texto de sus seres queridos... puede ser una gran distracción y, sin duda, un asesino total de la productividad.
6. No todo tiene que ser una reunion!
Un consejo real que está muy subestimado en la gestión del tiempo es que no todo tiene que ser una reunión, y debes evitarlas a toda costa si es posible. Pregúntese, ¿puedo comunicar esto por correo electrónico, puedo simplemente enviar un mensaje de texto, necesitamos una breve reunión de equipo? O mejor aún, ¿cuál es la mejor manera de comunicar lo que necesito decir o lo que necesito escuchar? Muchos empresarios utilizan una breve reunión diaria como una forma más eficiente y unificadora de hacer que su equipo se mueva. En la forma más común de los marcos Agile, Scrum, el stand up diario es la forma en que un equipo de trabajo planifica sus actividades diarias mientras mantiene a todo el equipo informado y detecta los impedimentos. Algunos equipos tienen chats grupales a través de aplicaciones que permiten una alineación perfecta sin necesidad de que todos detengan lo que están haciendo en un momento específico para escuchar lo que alguien piensa que es el tema más importante del mundo. Por supuesto, si el equipo necesita alinearse en un camino a seguir y necesita una solución o decisión sobre un tema, eso se maneja mucho mejor en una reunión que a través de un correo electrónico, pero sea fundamental en cómo gasta su tiempo y el tiempo. de otros.
7. Finalmente, No significa NO
¿Recuerdas esas metas y esos objetivos que te ayudarán a alcanzar esas metas? Si tiene la tentación de comprometerse con algo que no respalda esos objetivos, tendrá que aprender a decir ¡No! El magnate de los negocios Warren Buffett aconseja que las personas muy exitosas digan no a casi todo. Se dan cuenta de que cada compromiso de su tiempo puede resultar en la pérdida de otras oportunidades; y el costo de oportunidad es enorme. Recuerda, lo único a lo que no podemos ponerle precio, y lo único que no podemos recuperar, es el tiempo.
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