Ā”Mejore sus habilidades de gestiĆ³n del tiempo en 7 sencillos pasos que puede comenzar a hacer hoy!
- Mariano Oliveti
- Sep 10, 2022
- 9 min read
maneja el tiempo en forma efectiva y eficiente
La gestiĆ³n del tiempo incorpora elementos de planificaciĆ³n, priorizaciĆ³n y habilidades organizativas. Como una habilidad blanda, incorpora su capacidad para ver el panorama general de lo que se necesita hacer y los detalles de cĆ³mo llegar allĆ. La gestiĆ³n del tiempo tambiĆ©n incorpora un valor inmensamente importante para los empleadores: la confianza.
āCĆ³mo gastas tu tiempo es mĆ”s importante que cĆ³mo gastas tu dinero. Los errores de dinero se pueden corregir, pero el tiempo se ha ido para siempreā. - David Norris
Los triunfadores consideran el tiempo como un activo, mĆ”s valioso que el dinero, y gastan cada minuto sabiamente. AquĆ hay algunos consejos para que te mantengas enfocado, organizado y aproveches al mĆ”ximo tu activo mĆ”s valioso, Ā”el tiempo!
administrando tu tiempo
El secreto es que el tiempo es su recurso mĆ”s valioso y escaso. No puede recuperarlo, no puede comprarlo, no hay nada que pueda hacer una vez que se haya ido, y el tiempo corre, Ā”sin juego de palabras! Las personas exitosas se enfocan en su mĆ”xima prioridad, metas a largo plazo e identifican objetivos significativos y especĆficos a corto plazo que deben lograr primero. Como emprendedor, e incluso como gerente de proyectos, siempre me han molestado las interrupciones constantes y me estaba alegrando el dĆa. SabĆa que tenĆa que haber una manera de resolver esto. Al principio, pensĆ© en planificar todo el dĆa con anticipaciĆ³n, evaluar todos los riesgos posibles y ser lo mĆ”s predecible posible serĆa una excelente manera de manejar esas interrupciones. ĀæQuiĆ©n puede considerar una interacciĆ³n como una āinterrupciĆ³nā si fue bien planeada? Entonces, si pudiera planificar todo, estarĆa en un lugar mĆ”s seguro casi sin interrupciones. Bueno, estaba equivocado. EntendĆ muy rĆ”pido que necesitaba hacer tiempo no solo para las interrupciones no planificadas, sino que tambiĆ©n necesitaba adquirir una mentalidad diferente, necesitaba concentrarme con lĆ”ser en aquellas cosas que agregaban mĆ”s valor ahora, y centrarme y limitar mi trabajo. en progreso para lograr esas cosas de una manera sistemĆ”tica, una tras otra. La pregunta era, Āæpor dĆ³nde empiezo? SabĆa que no podĆa agregar mĆ”s tiempo a mi dĆa y sabĆa que necesitaba mantener algĆŗn tipo de equilibrio entre el trabajo y la vida. SabĆa que tenĆa que organizarme de otra manera.
1. organizarse
AsĆ que mi primera recomendaciĆ³n es tener muy claros tus objetivos a largo plazo. Haga una lista, pero no enumere mĆ”s de 3 o 5 objetivos generales a largo plazo de las cosas que desea lograr este aƱo. Sus objetivos deben alinearse con los objetivos de planificaciĆ³n estratĆ©gica de su empresa. AquĆ hay un artĆculo que ayuda a comprender cĆ³mo cobra vida la PlanificaciĆ³n EstratĆ©gica para ayudar a respaldar la MisiĆ³n y la VisiĆ³n de la empresa. (Haga clic aquĆ para leer mĆ”s al respecto). Es probable que esa lista no cambie con el tiempo, no deberĆa cambiar mucho, es lo que te impulsarĆ” durante el aƱo. Por supuesto, las cosas pueden cambiar y algunas cosas estĆ”n totalmente fuera de nuestro control, pero idealmente, si ha establecido los objetivos correctos, deberĆan cambiar mucho o cambiar en absoluto. Una vez que sepa cuĆ”les son sus objetivos a largo plazo, podemos pasar al siguiente paso. Desglosaremos esos objetivos principales en flujos de trabajo mĆ”s especĆficos. Crear una lista de objetivos que respaldarĆ”n esas metas lo ayudarĆ” a identificar lo que debe hacerse en el esquema general de las cosas. PiĆ©nselo en tĆ©rminos de "lo que debe ser cierto" para que pueda lograr estos objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es comprar un automĆ³vil nuevo, piense en las cosas que debe hacer (ahorrar una cantidad x de dinero, identificar la marca y el modelo del automĆ³vil que desea comprar, tal vez vender su automĆ³vil actual primero, etc.) ). Esta lista no necesita ser sĆŗper larga y compleja. De hecho, es mucho mĆ”s preferible que sea corto y dulce, directo al grano, para que sepa exactamente lo que debe suceder sin entrar en los detalles, de lo contrario, se perderĆ” en esos detalles incluso antes de comenzar. PiĆ©nselo de una manera de cosas que deberĆa hacer a un alto nivel dentro de un mes o dos. Una vez mĆ”s, mientras sus metas no cambien, esta lista de objetivos para lograr esas metas deberĆa cambiar mucho. Ahora, por Ćŗltimo, con esos objetivos en mente, puede comenzar a trabajar en sus tareas semanales o diarias para lograr esos objetivos. Estas listas se crearĆ”n diaria o semanalmente, y si haces las cosas bien, no deberĆas tener las mismas tareas a mano semanal o diariamente. A veces puede parecer tan simple que escribirlo parece una exageraciĆ³n, pero luego podemos olvidar una o dos cosas. A veces lo escribimos, pero no priorizamos las tareas, y algunos de nosotros queremos hacer demasiado de una vez, y no entendemos que solo tenemos una cantidad limitada de tiempo cada dĆa para hacer las cosas.
AquĆ es donde la mayorĆa de la gente tiene problemas. Algunos de nosotros luchamos incluso para identificar cuĆ”les son los prĆ³ximos pasos y terminamos sin una lista porque parece abrumador. Algunos de ustedes saben que hay que hacerlo y pueden tener dificultades para escribirlo. SabĆa que yo tambiĆ©n lucharĆa con esto al principio. SabĆa que necesitaba encontrar una manera de priorizar mi trabajo para obtener el mejor valor de Ć©l todos los dĆas. Pero, ĀæcĆ³mo podrĆa hacerlo de una manera que no pareciera desalentador y que pudiera seguir todos los dĆas? Ā”Echemos un vistazo a cĆ³mo un mĆ©todo simple puede ayudarlo a aprovechar al mĆ”ximo su dĆa, todos los dĆas!
2. Entrando en detalles
Hablamos de establecer objetivos claros a largo plazo, identificar objetivos que respaldarĆ”n esos objetivos en el gran esquema de las cosas y luego dividir esos objetivos en actividades o tareas que agregarĆ”n valor y marcarĆ”n las cosas que debemos hacer para lograr los objetivos. Algo que me ha funcionado es tener una comprensiĆ³n clara de lo que debo hacer diariamente que agrega valor y me ayuda a acelerar el logro de esos objetivos. Al comienzo de la semana, puede crear una lista de tareas que se abordarĆ”n durante esa misma semana o simplemente puede pasar directamente a crear una lista de tareas diarias. Lo que funcione para ti. Yo personalmente prefiero usar ambos. La razĆ³n por la que disfruto haciendo ambas cosas es porque si entiendo todo lo que quiero lograr durante la semana, es mucho mĆ”s fĆ”cil medir mis esfuerzos diarios y dividirlos a lo largo de la semana. Una lista semanal por sĆ sola puede parecer abrumadora y un poco pesada. Dependiendo de lo que haya en su plato, una lista tan larga puede ser muy difĆcil de priorizar. De acuerdo, sabrĆ” lo que debe hacer a primera vista, pero luego se vuelve borroso despuĆ©s de eso. Por eso es fundamental tener una lista de tareas diarias, que se relacionen con sus actividades semanales, que se relacionen con sus objetivos mensuales para lograr sus metas anuales. Se trata de alimentar tu cerebro con una mentalidad positiva para abordar tus tareas diarias, sentirte realizado y lograr las metas mĆ”s importantes que te has propuesto para el aƱo.
3. El arte de priorizar tu trabajo
Como mencionamos, las personas exitosas se enfocan en su mĆ”xima prioridad, metas a largo plazo e identifican objetivos significativos y especĆficos a corto plazo que deben lograr primero y hemos cubierto en detalle cĆ³mo organizarse y, con suerte, puede ver el valor de organizarse. en torno a sus objetivos mĆ”s importantes. Ahora es el momento de ejecutar ese trabajo que hemos identificado, y puede parecer que hay mucho por hacer, y podemos perdernos tratando de averiguar por dĆ³nde empezar. Si elabora una lista diaria de tareas, asegĆŗrese de que no haya mĆ”s de 10 tareas. No solo lo ayudarĆ” a mantenerse enfocado, sino que tambiĆ©n le permitirĆ” lograrlos sin sentir la carga de llevar los "asuntos pendientes" al dĆa siguiente y sentirse frustrado. La incomodidad de no terminar lo que te has propuesto tiene un gran impacto emocional, y comenzarĆ” a hacerte cuestionar si de hecho tus objetivos son alcanzables. De un vistazo, priorizar el trabajo es tan simple como identificar tu tarea mĆ”s importante y hacerla primero. Todos los dĆas, lavar, enjuagar, repetir. Sin embargo, hay un poco mĆ”s que podemos hacer para que nuestra vida sea mĆ”s fĆ”cil en el futuro. La mayorĆa de las personas dice que la procrastinaciĆ³n es la razĆ³n por la que eligen primero las tareas mĆ”s fĆ”ciles o creen que se desempeƱarĆ”n mejor mĆ”s adelante. En lugar de retrasar esas tareas simples, asegĆŗrese de dejarles espacio justo despuĆ©s de las 3 tareas mĆ”s importantes del dĆa. Siempre habrĆ” mĆ”s que hacer, asĆ que tenga mucho cuidado al abordar primero las tareas mĆ”s fĆ”ciles. EnfrĆ©ntelos inmediatamente despuĆ©s de que haya terminado con las 3 prioridades principales. De esa manera, ha abordado las cosas mĆ”s importantes, y tambiĆ©n aborda las tareas mĆ”s fĆ”ciles, la fruta pendiente, sin retrasar necesariamente esas tareas de gran valor.
4. Aproveche sus ideas innovadoras
Dado que el tiempo es un recurso tan preciado, es difĆcil encontrar tiempo para ser creativo. Algunas de las mejores ideas son simplemente un pensamiento que surgiĆ³ espontĆ”neamente en un momento especĆfico, y podemos olvidarlo por completo en unos minutos. Algunas de las personas mĆ”s exitosas de los tiempos modernos siempre llevan consigo una libreta. Anotar pensamientos perdidos, notas de reuniones y grandes ideas crea impresiones indelebles. La investigaciĆ³n muestra que el cerebro utiliza varias funciones entrelazadas para procesar informaciĆ³n escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo preciso mĆ”s activo que escribir. Transfiere tus notas a tu telĆ©fono o a una computadora para futuras referencias permanentes.
5. Controle las distracciones, tambiƩn conocido como: su bandeja de entrada, redes sociales y mensajes de texto, son asesinos de la productividad
Los trabajadores de oficina pasan hasta 1/3 de sus dĆas leyendo y respondiendo correos electrĆ³nicos. A menos que sea el asistente de alguien, esto podrĆa ser increĆblemente ineficaz desde un punto de vista creativo y de soluciĆ³n. A menos que su trabajo sea claramente responder a una bandeja de entrada de soporte, o ayudar a un ejecutivo a administrar su bandeja de entrada, esta es posiblemente la mayor pĆ©rdida de tiempo del dĆa en un entorno corporativo. Una cosa que podrĆa hacer es configurar marcos de tiempo y bloquearlos en su calendario para responder correos electrĆ³nicos y administrar su bandeja de entrada. La mayorĆa de las personas que han administrado correctamente su bandeja de entrada configuran una serie de controles durante el dĆa para que la bandeja de entrada del correo electrĆ³nico no los administre. La primera verificaciĆ³n es antes de que comiencen su rutina matutina. De hecho, han cambiado su rutina matutina para comenzar con los controles de correo electrĆ³nico. La siguiente es al mediodĆa, para garantizar que cualquier asunto urgente aĆŗn se aborde durante el dĆa, si se requiere alguna respuesta con urgencia. Y la tercera es al final del dĆa, para no llevar el lastre o los correos sin responder del dĆa anterior.
Con las redes sociales funciona de manera similar, con esto es mĆ”s una verdadera autoevaluaciĆ³n y control de nuestro impulso de distraernos. A menos que su fuente de ingresos o influencia provenga de las redes sociales, debe hacer un esfuerzo consciente para mantenerse alejado de las aplicaciones de su telĆ©fono e interactuar con ellas en lĆnea en su computadora. De hecho, es una gran distracciĆ³n que desvĆa nuestros pensamientos en una direcciĆ³n diferente si permitimos que suceda, y recuperar la productividad no es fĆ”cil, mucho mĆ”s cuando la distracciĆ³n ocurre varias veces al dĆa. En este caso, debe responsabilizarse, y en realidad no es diferente a concentrarse en los mensajes de texto de sus seres queridos... puede ser una gran distracciĆ³n y, sin duda, un asesino total de la productividad.
6. No todo tiene que ser una reunion!
Un consejo real que estĆ” muy subestimado en la gestiĆ³n del tiempo es que no todo tiene que ser una reuniĆ³n, y debes evitarlas a toda costa si es posible. PregĆŗntese, Āæpuedo comunicar esto por correo electrĆ³nico, puedo simplemente enviar un mensaje de texto, necesitamos una breve reuniĆ³n de equipo? O mejor aĆŗn, ĀæcuĆ”l es la mejor manera de comunicar lo que necesito decir o lo que necesito escuchar? Muchos empresarios utilizan una breve reuniĆ³n diaria como una forma mĆ”s eficiente y unificadora de hacer que su equipo se mueva. En la forma mĆ”s comĆŗn de los marcos Agile, Scrum, el stand up diario es la forma en que un equipo de trabajo planifica sus actividades diarias mientras mantiene a todo el equipo informado y detecta los impedimentos. Algunos equipos tienen chats grupales a travĆ©s de aplicaciones que permiten una alineaciĆ³n perfecta sin necesidad de que todos detengan lo que estĆ”n haciendo en un momento especĆfico para escuchar lo que alguien piensa que es el tema mĆ”s importante del mundo. Por supuesto, si el equipo necesita alinearse en un camino a seguir y necesita una soluciĆ³n o decisiĆ³n sobre un tema, eso se maneja mucho mejor en una reuniĆ³n que a travĆ©s de un correo electrĆ³nico, pero sea fundamental en cĆ³mo gasta su tiempo y el tiempo. de otros.
7. Finalmente, No significa NO
ĀæRecuerdas esas metas y esos objetivos que te ayudarĆ”n a alcanzar esas metas? Si tiene la tentaciĆ³n de comprometerse con algo que no respalda esos objetivos, tendrĆ” que aprender a decir Ā”No! El magnate de los negocios Warren Buffett aconseja que las personas muy exitosas digan no a casi todo. Se dan cuenta de que cada compromiso de su tiempo puede resultar en la pĆ©rdida de otras oportunidades; y el costo de oportunidad es enorme. Recuerda, lo Ćŗnico a lo que no podemos ponerle precio, y lo Ćŗnico que no podemos recuperar, es el tiempo.
Estamos aquĆ para ayudarte
ĀæTienes grandes ideas pero te cuesta organizarte, ser productivo y necesitas dejar de procrastinar? Ya sea que sea nuevo en el mundo empresarial o un profesional experimentado, estamos aquĆ para ayudarlo a tener Ć©xito. Ayudamos a los profesionales orientados a la carrera y a las personas con mentalidad emprendedora a convertirse en personas de alto rendimiento.
PROXIMOS PASOS
Puede encontrar mĆ”s informaciĆ³n y consejos Ćŗtiles en nuestras publicaciones en las redes sociales (todos los enlaces a continuaciĆ³n) donde compartimos la misiĆ³n, el propĆ³sito, los logros y las luchas de algunos de los emprendedores mĆ”s visionarios, y su opiniĆ³n sobre lo que les costĆ³ tener Ć©xito.
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